Guía completa para constituir tu empresa en Querétaro: Pasos clave y requisitos legales
Paso 1: Investigación y Planificación
Antes de iniciar el proceso de constitución, es fundamental realizar una investigación exhaustiva y una planificación meticulosa. Esto incluye definir el tipo de empresa que se desea establecer. En México, existen diversas estructuras empresariales, como la Sociedad Anónima (S.A.), Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.), entre otras. Es esencial elegir la estructura que mejor se adapte a las necesidades y objetivos del negocio.
Además, realizar un estudio de mercado local en Querétaro es crucial. Comprender las dinámicas del mercado, las necesidades de los clientes y la competencia existente permitirá tomar decisiones más informadas y estratégicas.
Te explicamos brevemente los dos tipos de sociedad mas utilizadas en México:
SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA (S. R. L.)
Este tipo de sociedad es recomendable para las PyMEs, especialmente para aquellas que se constituyen en parte con capital familiar. Esto se debe a que la responsabilidad de este tipo de sociedad está sujeta al capital que se aportó. Así, en caso de que se contraigan deudas y no se puedan pagar, el patrimonio de los socios no se verá bajo amenaza.
Estas empresas se identifican bajo las siglas SRL están compuestas por aportaciones de cada socio, que en este caso se les llama participaciones sociales, y un gerente o director está a cargo de su administración. También pueden figurar dos administradores (conocidos como solidarios o mancomunados) o un consejo de administración. Aún así, el gerente o socio será quién tendrá la obligación de ser socio de la empresa.
Entre las obligaciones que estas sociedades tienen se encuentran la tributación, el pago de IVA y estar sujetos y acatar las normas de comercio y salubridad correspondientes.
SOCIEDAD ANóNIMA (SA)
Este tipo de sociedad es una de las más comunes en México ya que facilita la posible expansión, el crecimiento y el aumento de capital a futuro. En estas sociedades mercantiles los socios que la conforman solo tienen la obligación de cubrir las acciones que les correspondan.
Actualmente, el capital mínimo para constituir una Sociedad Anónima en México es de $50,000 MXN. Su reserva debe ser del 5% de las utilidades anuales hasta llegar al 20% del capital social fijo.
Para conformar esta sociedad se necesitan 2 socios como mínimo, y no hay una cantidad máxima. Su período de duración puede ser desde uno hasta 99 años. También, estas sociedades pueden ser cerradas o hacer una oferta pública de sus acciones.
Paso 2: Trámites Legales
El siguiente paso implica los trámites legales para la constitución de la empresa. Registrar la empresa ante la Secretaría de Economía y el Registro Público de la Propiedad y del Comercio de Querétaro es obligatorio. Este proceso requiere la presentación de documentos específicos, como la escritura constitutiva, identificaciones oficiales de los socios, comprobante de domicilio, entre otros. Además la empresa necesita lo siguiente:
A nivel municipal:
1.Dictamen de uso de suelo: El dictamen de Uso de Suelo es un documento de carácter administrativo que emite la Dirección de Desarrollo Urbano, acorde a los Planes Parciales de Desarrollo Urbano, el cual contiene las características de vialidad, estacionamiento, áreas verdes, áreas de maniobras, densidad de población, áreas autorizadas, las condicionantes de acuerdo al proyecto y giros específicos y cualquier otra, mismas que se asentarán en la Licencia de Construcción correspondiente.
2.Factibilidad de giro: La Factibilidad de Giro es el documento administrativo que emite la Dirección a través del cual se autoriza la actividad económica específica (o giro) que se va a realizar en el inmueble, conforme al uso autorizado en el dictamen de uso de suelo.
3.Licencia de funcionamiento: La Licencia es otorgada al propietario, arrendatario, comodatario, legítimo poseedor o causahabiente de un predio o inmueble donde se pretenden ubicar los establecimientos mercantiles, y estará relacionada al domicilio de acuerdo a la clave catastral, número oficial, lote o manzana. En caso de que en el mismo predio o inmueble coexistan dos o más establecimientos comerciales, industriales o de servicios, cada uno, deberá cumplir, de manera independiente, con los requisitos establecidos en el presente Reglamento, a efecto del otorgamiento de la licencia o permiso correspondiente.
4. Visto bueno de protección civil: Documento que autoriza a un establecimiento asentado en el Municipio de Querétaro el debido funcionamiento o la realización de un evento, con base en las medidas de seguridad aplicables en materia de protección civil.
A nivel estatal las empresas deben:
Inscribirse al Padrón Estatal de Contribuyentes
Pagar el impuesto sobre nóminas: El Impuesto sobre Nómina (ISN), también conocido como el impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al trabajo personal, es una tarifa que el Estado requiere a los patrones por toda transacción que sea correspondiente a una relación laboral. Los pagos de sueldos y prestaciones laborales se encuentran entre los conceptos que abarca.
A nivel federal:
Alta patronal IMSS: Si eres patrón persona moral y contratas trabajadores, es necesario registrar tu empresa ante el instituto mexicano del seguro social.
Registro federal de contribuyentes: El Registro Federal de Contribuyentes, mejor conocido como RFC, es una clave compuesta alfanumérica que el gobierno utiliza para identificar a las personas físicas y morales que practican alguna actividad económica en nuestro país.
Paso 3: Aspectos Fiscales y Laborales
El cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales es otro aspecto crítico. Las personas morales tienen las siguientes obligaciones fiscales:
Las principales obligaciones de una persona moral inscrita bajo el régimen general son:
- Inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
- Solicitar el certificado de firma electrónica o e.firma (FIEL).
- Expedir facturas electrónicas (conocidas en México como Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI).
- Llevar la contabilidad electrónica teniendo en cuenta lo establecido en el Reglamento del Código Fiscal de la Federación (CFF).
- Presentar pagos provisionales y definitivos de los impuestos.
- Realizar retenciones al Impuesto sobre la Renta (ISR) cuando se paguen salarios a trabajadores o se efectúen pagos a personas físicas por la prestación de servicios profesionales.
- De los impuestos sobre la renta, al valor agregado y, en su caso, sobre producción y servicios.
- Si es el caso, presentar las retenciones del ISR o IVA que se hayan hecho.
- Presentar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).
- Presentar declaraciones informativas anuales.
- En caso necesario, presentar la declaración Informativa Múltiple.
En materia laboral las empresas están obligadas a:
I.Cumplir las disposiciones de las normas de trabajo aplicables a sus empresas o
establecimientos;
II.- Pagar a los trabajadores los salarios e indemnizaciones, de conformidad con las normas vigentes en la empresa o establecimiento;
III.- Proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo, debiendo darlos de buena calidad, en buen estado y reponerlos tan luego como dejen de ser eficientes, siempre que aquéllos no se hayan comprometido a usar herramienta propia. El patrón no podrá exigir indemnización alguna por el desgaste natural que sufran los útiles, instrumentos y materiales de trabajo;
IV.- Proporcionar local seguro para la guarda de los instrumentos y útiles de trabajo pertenecientes al trabajador, siempre que deban permanecer en el lugar en que prestan los servicios, sin que sea lícito al patrón retenerlos a título de indemnización, garantía o
cualquier otro. El registro de instrumentos o útiles de trabajo deberá hacerse siempre que el trabajador lo solicite;
V.- Mantener el número suficiente de asientos o sillas a disposición de los trabajadores en las casas comerciales, oficinas, hoteles, restaurantes y otros centros de trabajo análogos. La misma disposición se observará en los establecimientos industriales cuando lo permita la naturaleza del trabajo;
VI.- Guardar a los trabajadores la debida consideración, absteniéndose de mal trato de palabra o de obra;
VII.- Expedir cada quince días, a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido;
VIII.- Expedir al trabajador que lo solicite o se separe de la empresa, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a sus servicios;
IX.- Conceder a los trabajadores el tiempo necesario para el ejercicio del voto en las elecciones populares, los procesos de revocación de mandato y para el cumplimiento de los servicios de jurados, electorales y censales, a que se refiere el artículo 5o., de la Constitución, cuando esas actividades deban cumplirse dentro de sus horas de trabajo;
X.- Permitir a los trabajadores faltar a su trabajo para desempeñar una comisión accidental o permanente de su sindicato o del Estado, siempre que avisen con la oportunidad debida y que el número de trabajadores comisionados no sea tal que perjudique la buena marcha del establecimiento. El tiempo perdido podrá descontarse al trabajador a no ser que lo compense con un tiempo igual de trabajo efectivo. Cuando la comisión sea de carácter permanente, el trabajador o trabajadores podrán volver al puesto que ocupaban, conservando todos sus derechos, siempre y cuando regresen a su trabajo dentro del término de seis años. Los substitutos tendrán el carácter de interinos, considerándolos como de planta después de seis años; Poner en conocimiento del sindicato titular del contrato colectivo y de los trabajadores de la categoría inmediata inferior, los puestos de nueva creación, las vacantes definitivas y las temporales que deban cubrirse;
XII.- Establecer y sostener las escuelas Artículo 123 Constitucional, de conformidad con lo que dispongan las leyes y la Secretaría de Educación Pública;
XIII.- Colaborar con las Autoridades del Trabajo y de Educación, de conformidad con las leyes y reglamentos, a fin de lograr la alfabetización de los trabajadores;
XIV.- Hacer por su cuenta, cuando empleen más de cien y menos de mil trabajadores, los gastos indispensables para sostener en forma decorosa los estudios técnicos, industriales o prácticos, en centros especiales, nacionales o extranjeros, de uno de sus trabajadores o de uno de los hijos de éstos, designado en atención a sus aptitudes, cualidades y dedicación, por los mismos trabajadores y el patrón. Cuando tengan a su servicio más de mil trabajadores deberán sostener tres becarios en las condiciones señaladas. El patrón sólo podrá cancelar la beca cuando sea reprobado el becario en el curso de un año o cuando observe mala conducta; pero en esos casos será substituido por otro. Los becarios que hayan terminado sus estudios deberán prestar sus servicios al patrón que los hubiese becado, durante un año, por lo menos;
XV.- Proporcionar capacitación y adiestramiento a sus trabajadores, en los términos del Capítulo III Bis de este Título.
XVI. Instalar y operar las fábricas, talleres, oficinas, locales y demás lugares en que deban ejecutarse las labores, de acuerdo con las disposiciones establecidas en el reglamento y las normas oficiales mexicanas en materia de seguridad, salud y medio ambiente de trabajo, a efecto de prevenir accidentes y enfermedades laborales. Asimismo, deberán adoptar las medidas preventivas y correctivas que determine la autoridad laboral;
XVI Bis. Contar, en los centros de trabajo que tengan más de 50 trabajadores, con instalaciones adecuadas para el acceso y desarrollo de actividades de las personas con discapacidad;
XVII. Cumplir el reglamento y las normas oficiales mexicanas en materia de seguridad, salud y medio ambiente de trabajo, así como disponer en todo tiempo de los medicamentos y materiales de curación indispensables para prestar oportuna y eficazmente los primeros auxilios;
XVIII. Fijar visiblemente y difundir en los lugares donde se preste el trabajo, las disposiciones conducentes de los reglamentos y las normas oficiales mexicanas en materia de seguridad, salud y medio ambiente de trabajo, así como el texto íntegro del o los contratos colectivos de trabajo que rijan en la empresa; asimismo, se deberá difundir a los trabajadores la información sobre los riesgos y peligros a los que están expuestos;
XIX.- Proporcionar a sus trabajadores los medicamentos profilácticos que determine la autoridad sanitaria en los lugares donde existan enfermedades tropicales o endémicas, o cuando exista peligro de epidemia; Cumplir con las disposiciones que en caso de emergencia sanitaria fije la autoridad competente, así como proporcionar a sus trabajadores los elementos que señale dicha autoridad, para prevenir enfermedades en caso de declaratoria de contingencia sanitaria;
XX.- Reservar, cuando la población fija de un centro rural de trabajo exceda de doscientos habitantes, un espacio de terreno no menor de cinco mil metros cuadrados para el establecimiento de mercados públicos, edificios para los servicios municipales y centros recreativos, siempre que dicho centro de trabajo esté a una distancia no menor de cinco kilómetros de la población más próxima;
XXI.- Proporcionar a los sindicatos, si lo solicitan, en los centros rurales de trabajo, un local que se encuentre desocupado para que instalen sus oficinas, cobrando la renta correspondiente. Si no existe local en las condiciones indicadas, se podrá emplear para ese fin cualquiera de los asignados para alojamiento de los trabajadores;
XXII.- Hacer las deducciones que soliciten los sindicatos de las cuotas sindicales ordinarias, siempre que se compruebe que son las previstas en el artículo 110, fracción VI;
XXIII.- Hacer las deducciones de las cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 110, fracción IV;
XXIII Bis. Hacer las deducciones y pagos correspondientes a las pensiones alimenticias previstas en la fracción V del artículo 110 y colaborar al efecto con la autoridad jurisdiccional competente;
XXIV.- Permitir la inspección y vigilancia que las autoridades del trabajo practiquen en sus establecimientos para cerciorarse del cumplimiento de las normas de trabajo y darles los informes que a ese efecto sean indispensables, cuando lo soliciten. Los patrones podrán exigir a los inspectores o comisionados que les muestren sus credenciales y les den a conocer las instrucciones que tengan; y
XXV.- Contribuir al fomento de las actividades culturales y del deporte entre sus trabajadores y proporcionarles los equipos y útiles indispensables.
XXVI. Hacer las deducciones previstas en las fracciones IV del artículo 97 y VII del artículo 110, enterar los descuentos en orden de prelación, primero al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores y posterior a las otras instituciones. Esta obligación no convierte al patrón en deudor solidario del crédito que se haya concedido al trabajador;
XXVI Bis. Afiliar al centro de trabajo al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores, a efecto de que los trabajadores puedan ser sujetos del crédito que proporciona dicha entidad. La afiliación será gratuita para el patrón;
XXVII.- Proporcionar a las mujeres embarazadas la protección que establezcan los reglamentos.
XXVII Bis. Otorgar permiso de paternidad de cinco días laborables con goce de sueldo, a los hombres trabajadores, por el nacimiento de sus hijos y de igual manera en el caso de la adopción de un infante; XXVIII.- Participar en la integración y funcionamiento de las Comisiones que deban formarse en cada centro de trabajo, de acuerdo con lo establecido por esta Ley, y
XXIX.- Otorgar permiso sin goce de sueldo a las y los trabajadores declarados desaparecidos que cuenten con Declaración Especial de Ausencia, en los términos de lo establecido en la legislación especial en la materia.
XXIX Bis.- Otorgar las facilidades conducentes a los trabajadores respecto de las licencias expedidas por el Instituto según lo establece el artículo 140 Bis de la Ley del Seguro Social.
XXX. Entregar a sus trabajadores de manera gratuita un ejemplar impreso del contrato colectivo de trabajo inicial o de su revisión dentro de los quince días siguientes a que dicho contrato sea depositado ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral; esta obligación se podrá acreditar con la firma de recibido del trabajador;
XXXI. Implementar, en acuerdo con los trabajadores, un protocolo para prevenir la discriminación por razones de género y atención de casos de violencia y acoso u hostigamiento sexual, así como erradicar el trabajo forzoso e infantil;
XXXII. Fijar y difundir en los lugares de mayor afluencia del centro de trabajo el texto fiel de la convocatoria y demás documentos que le solicite el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral para el desarrollo del procedimiento de consulta a que hacen referencia los artículos 390 Bis y 390 Ter, y
XXXIII. Fijar en los lugares de mayor afluencia del centro de trabajo la convocatoria que le solicite el sindicato cuando se consulte a los trabajadores el contenido del contrato colectivo de trabajo inicial o el convenio de revisión, en términos de los artículos 390 Ter y 400 Bis.
CONCLUSIóN
En resumen, la constitución de una empresa en Querétaro implica una serie de pasos legales y requisitos específicos. Esta guía proporciona una visión general de los puntos clave que deben considerarse durante este proceso. Sin embargo, es crucial tener en cuenta que cada situación puede ser única y, por lo tanto, se recomienda buscar asesoramiento legal profesional para asegurar un proceso sin contratiempos y en cumplimiento con la legislación vigente.
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