Todo lo que debes saber sobre las bajas de los trabajadores del IMSS en México

Dar de baja a un trabajador en el IMSS parece un simple clic en el IDSE, pero el timing lo es todo. Como abogados patronales, hemos visto empresas perder juicios millonarios por una discrepancia entre la fecha de la baja y la fecha del despido. En este artículo, explicamos cómo sincronizar tu estrategia fiscal y legal para cerrar la relación laboral sin dejar cabos sueltos

Dar de baja a un trabajador ante el IMSS es un trámite esencial, y a veces confuso, para cualquier empresa. Este procedimiento no es solo papeleo administrativo; es la notificación oficial que cierra la relación laboral ante la seguridad social. Hacerlo correctamente y a tiempo es crucial, ya que protege tanto a la empresa de futuras obligaciones como al trabajador, permitiéndole conservar sus derechos.

Aquí te explicamos todo sobre los tipos de bajas de los trabajadores del IMSS en México, los plazos que debes cumplir y la documentación necesaria.

¿Qué es una baja ante el IMSS?

Es el trámite formal mediante el cual una empresa (patrón) notifica al Instituto Mexicano del Seguro Social que un trabajador ha dejado de prestarle servicios. Esta notificación es fundamental porque detiene la obligación del patrón de pagar las cuotas obrero-patronales por ese empleado y, al mismo tiempo, define hasta cuándo el trabajador tiene cobertura médica y otros beneficios derivados de esa relación laboral.

Realizar la baja incorrectamente o fuera de tiempo puede resultar en sanciones económicas para la empresa y afectar negativamente los derechos del trabajador.

Tipos de baja IMSS por terminación laboral

• Renuncia: «¡Cuidado! Nunca proceses una baja por ‘Renuncia’ en el IMSS si no tienes la carta de renuncia firmada y ratificada con huella en físico. Si das la baja y el trabajador niega la renuncia, se presume el despido injustificado (Art. 784 LFT). La carga de la prueba es tuya.»

• Despido: «Si vas a despedir, la baja en el IMSS debe coincidir exactamente con la fecha del Aviso de Rescisión entregado. Si lo das de baja antes de notificarle, es un despido injustificado automático.»

• Baja por Incapacidad: Se refiere a situaciones donde el trabajador no puede continuar laborando debido a una enfermedad o accidente. Puede ser temporal o permanente y requiere una gestión específica ante el IMSS.

«CASO REAL: ¿Qué pasa si doy de baja a un empleado que (en secreto) tenía incapacidad?»

• El Problema: Un trabajador dejó de ir a trabajar el 8 de marzo. Tenía una incapacidad del IMSS, pero nunca se la entregó al patrón.

• La Acción Patronal: La empresa, al ver que no iba, lo dio de baja ante el IMSS el 21 de marzo (13 días después) por faltas.

• La Demanda: El trabajador demandó despido injustificado y pidió indemnización, salarios caídos, etc., alegando que «estaba protegido por la incapacidad».

• EL RESULTADO : El Tribunal ABSOLVIÓ a la empresa del despido injustificado.

¿Por qué ganó la empresa? El Artículo 43 de la LFT establece la suspension de la relacion laboral por incapacidad. Pero, esta  suspensión de la relación laboral (protección) solo surte efectos cuando el patrón tiene CONOCIMIENTO de la incapacidad. Si el trabajador no avisa, la empresa puede darlo de baja por faltas injustificadas sin responsabilidad.

Para ganar un juicio como el que acabamos de mencionar, tu baja en el IDSE debe estar respaldada por un control de asistencia impecable, testigos, declaraciones escritas de los trabajadores, entre otras. En el juicio, la carga de la prueba sobre la causa de la baja es tuya. Si das la baja por ‘ausentismo’ en el IMSS, asegúrate de tener las listas de raya o controles biométricos que demuestren que el trabajador no se presentó los días previos.

Tip Legal: Si un trabajador desaparece, levanta reportes por inasistencia y que estos sean elaborados por los compañeros del trabajador(a). Si aparece semanas después con una incapacidad ‘retroactiva’ que nunca te avisó, contáctanos . Existen criterios que validan la rescisión si el trabajador no notifico su incapacidad a la empresa.

¿Tienes empleados que ‘desaparecen’ y temes darlos de baja?

No te arriesgues a pagar salarios caídos por errores administrativos. En esta firma acabamos de ahorrarle cientos de miles de pesos a una empresa agrícola que dio de baja a un trabajador incapacitado que no avisó a tiempo.

Sabemos cómo aplicar el Artículo 43 de la LFT a tu favor.

• Revisamos tus bajas pendientes.

• Te defendemos si el trabajador regresa con incapacidades sorpresa.

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¿Cuándo debo comunicar una baja ante el IMSS?

El mito de la Incapacidad «Fantasma». Muchos patrones temen dar de baja a un empleado ausente por miedo a que traiga una incapacidad posterior. Sin embargo, la ley y los tribunales federales nos respaldan: El IMSS no notifica al patrón automáticamente, es obligación del trabajador.

Recientemente logramos una sentencia absolutoria donde demostramos que, aunque el trabajador tenía incapacidad real, al no entregarla a la empresa, la baja por ausentismo fue 100% legal. No permitas que el miedo a una incapacidad oculta paralice tu nómina.»

No obstante los plazos legales son los siguientes:

• Plazo General: Tienes un plazo máximo de 5 días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha en que termina la relación laboral.
• Plazo para Trabajadores de Campo (Eventuales): En este caso específico, el plazo se amplía a 7 días hábiles.

En caso de las bajas extemporáneas

Si presentas el aviso de baja después de estos plazos, se considera extemporáneo. La baja surtirá efectos a partir del día siguiente a su recepción en el IMSS. Esto es un problema, ya que el patrón deberá cubrir las cuotas obrero-patronales correspondientes a los días transcurridos entre la fecha real de la baja y la fecha en que el IMSS la registra.

Existen particularidades:

• En casos de pensiones (por riesgo de trabajo o invalidez), la baja surtirá efectos en la fecha que el IMSS determine.
• Como se mencionó, si el trabajador está incapacitado temporalmente, el aviso de baja no surtirá efectos mientras dure dicha incapacidad.

Información y Documentación: ¿Qué necesitas para el trámite?

Para realizar la baja (ya sea en línea o presencial) necesitas tener a la mano información y documentos clave.

Información indispensable para efectuar la baja:

• Fecha exacta de la baja: El último día que laboró.
• Datos del trabajador: Nombre completo, Número de Seguridad Social (NSS) y CURP.
• Salario Diario Integrado (SDI): Con el que estaba registrado.
• Razón de la terminación: (Renuncia, despido, etc.) para tus registros internos y claridad en el proceso.

Documentación requerida para el trámite presencial:

Si optas por ir a la Subdelegación del IMSS (horario de 8:00 a 15:30 h), necesitas:

• Aviso de Baja del Trabajador (AFIL-04): Original y dos copias.
• Tarjeta de Identificación Patronal (TIP): Original.
• Documento SAIIA-01: Original y copia.

Requisitos para el trámite en línea (IDSE):

Es la forma más rápida y común. Necesitas tus credenciales de acceso a «IMSS Desde Su Empresa» (IDSE):

• Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE).
• Certificado Digital.
• Firma Electrónica Avanzada (FIEL).

¿Cómo gestionar la baja en el IDSE (en línea)?

La forma más rápida y común de gestionar las bajas es a través del portal «IMSS Desde Su Empresa» (IDSE).

1. 1. Accede al portal del IDSE.
   2. Inicia sesión usando tu Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y tu Certificado Digital (Firma Electrónica Avanzada o FIEL).
   3. Selecciona la opción de «Movimientos Afiliatorios» y luego «Bajas».
   4. Completa el formulario con los datos del trabajador (Número de Seguridad Social – NSS, nombre, CURP) y, muy importante, la fecha exacta de la baja.
   5. Envía el movimiento y descarga tu acuse de recibo. Este documento es tu comprobante oficial.

¿Se puede despedir a un trabajador incapacitado?

Este es un tema legal muy delicado. La Ley Federal del Trabajo (LFT) prohíbe despedir a un trabajador por tener una incapacidad temporal derivada de un accidente o enfermedad (sea de trabajo o no). Hacerlo se consideraría un despido injustificado.

Además, el Artículo 21 de la Ley del Seguro Social es claro: los avisos de baja de trabajadores incapacitados temporalmente no surtirán efectos mientras dure ese estado de incapacidad. La empresa deberá seguir pagando las cuotas.

• Excepciones: Existen casos muy específicos, como una incapacidad que se prolonga más allá de lo estipulado (ej. más de 12 meses, bajo ciertas condiciones).
• Manejo de Faltas: Si un trabajador obtiene una incapacidad de forma ilícita (ej. se va de vacaciones o trabaja para otro patrón estando incapacitado) y la empresa tiene pruebas fehacientes, se podría proceder con un despido justificado, pero es indispensable contar con asesoría legal para levantar el acta administrativa correctamente y presentar el aviso de rescisión.

Obligaciones principales ante IMSS e Infonavit

Recuerda que la baja es solo uno de los movimientos afiliatorios que debes gestionar. Como patrón, tus obligaciones principales incluyen:

• Altas y Reingresos: Notificar el alta el día que inicia la relación laboral o un día hábil antes.
• Modificaciones de Salario: Reportar cualquier cambio en el salario del trabajador dentro de los 5 días hábiles siguientes.
• Notificación de Movimientos Urgentes: Cualquier cambio que afecte el estatus laboral debe informarse en el plazo máximo de 5 días hábiles (7 para trabajadores del campo).

Costos y Consejos para un Manejo Correcto

• El trámite es gratuito: Dar de baja a un trabajador no tiene costo. El costo viene de no hacerlo o hacerlo tarde.
• Evita sanciones: Para no tener problemas, asegúrate de:
  • Notificar la baja dentro de los 5 días hábiles.
  • Tener toda tu documentación en orden (contratos, renuncias, avisos de rescisión).
  • Asegurarte de que los formatos (si los usas) estén bien llenados, sin tachaduras.
  • Registrar todos los movimientos afiliatorios a tiempo.

El manejo de las bajas de los trabajadores del IMSS en México requiere orden y conocimiento. Capacitar a tu personal de RRHH y mantenerte actualizado sobre las normativas es vital.

Si tienes dudas sobre un caso específico, un despido complicado o cómo manejar bajas extemporáneas, en MetaLegal.mx (Querétaro) estamos listos para asesorarte.

Recomendaciones Clave

Para un manejo correcto de las bajas de los trabajadores del IMSS en México, te recomendamos:

1. Capacita a tu personal de RRHH: Deben conocer las leyes, los plazos y el uso del IDSE a la perfección.
2. Mantente actualizado: Las normativas laborales cambian.
3. Documenta todo: Ten siempre el soporte de la terminación (renuncia firmada, aviso de rescisión sellado).

Si tienes dudas sobre un caso específico, un despido complicado o cómo manejar bajas extemporáneas, en MetaLegal.mx (Querétaro) estamos listos para asesorarte.