La pandemia cambió las reglas del juego y el teletrabajo desde el extranjero se ha vuelto una realidad para muchas empresas mexicanas. Tener a un empleado trabajando desde la playa en Bali o desde su casa en España suena moderno y flexible, pero para el patrón, esta modalidad esconde riesgos fiscales importantes que no se pueden ignorar.
El teletrabajo internacional ha ganado relevancia, impulsando a muchas empresas a adoptar modalidades remotas. Sin embargo, esta tendencia plantea nuevas consideraciones y desafíos en términos de cumplimiento normativo y fiscal. Entender las implicaciones de tener nómina internacional es crucial para evitar multas, dobles tributaciones o la creación inadvertida de obligaciones fiscales en otro país.
Riesgo Principal: ¿Crear un Establecimiento Permanente (EP)?
Este es el fantasma más temido por los fiscalistas. Si tienes un empleado trabajando de forma subordinada y permanente en otro país, las autoridades fiscales de ese lugar podrían considerar que tu empresa mexicana tiene un Establecimiento Permanente (EP) allí.
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¿Qué significa esto? Que tu empresa mexicana podría estar obligada a pagar Impuesto Sobre la Renta (ISR) en ese país extranjero por los ingresos atribuibles a la actividad de ese empleado.
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¿Por qué sucede? Porque estás realizando actividades económicas en su territorio a través de tu personal. Además, podrías estar obligado a cumplir con otras normativas fiscales y laborales locales, como presentar declaraciones y pagar impuestos locales.
Obligaciones de Retención de Impuestos (ISR)
¿Debes retener impuestos en México o en el extranjero? La respuesta depende de la residencia fiscal del trabajador y de los tratados internacionales.
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Registro y Declaración: Debes registrar y declarar ante el SAT los ingresos pagados a estos empleados.
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Retención en México: Si el empleado mantiene su residencia fiscal en México (generalmente si su centro de intereses vitales sigue aquí), debes seguir reteniendo y pagando el ISR en México, independientemente de dónde esté físicamente.
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Retención en el Extranjero: Dependiendo de la ley del país donde esté el empleado, podrías estar obligado a retener impuestos allá.
¿Qué pasa con la Seguridad Social (IMSS)?
Aquí la situación es compleja. Los empleadores deben determinar si están obligados a realizar contribuciones al IMSS en México o a la seguridad social del país donde se encuentra el empleado. Esto varía según los acuerdos bilaterales de seguridad social que México tenga con otros países.
Convenios de Doble Imposición: Tu Herramienta Clave
Para evitar que los ingresos de tu empleado (o tu empresa) sean gravados dos veces, existen los Convenios de Doble Imposición (CDI).
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¿Qué son? Acuerdos entre países que definen quién tiene derecho a cobrar impuestos sobre ciertos ingresos.
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Beneficios: Permiten métodos como la exención (el ingreso no se grava de nuevo en México) o el crédito fiscal (puedes deducir en México el impuesto pagado en el extranjero).
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Ejemplos:
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México-España: Los ingresos de un residente mexicano trabajando en España pueden gravarse allá, pero México otorga un crédito fiscal por lo pagado.
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México-Estados Unidos: Similarmente, permite acreditar en México el impuesto pagado en EE.UU.
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Retenciones y Pagos Fiscales: Puntos Críticos
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Determina la Residencia Fiscal: Es el paso uno. Identifica dónde es residente fiscal tu empleado para saber qué leyes aplican.
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Aplica los Convenios: Si existe un CDI, síguelo para aplicar las tasas de retención correctas y evitar la doble tributación.
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Cumple en México: Asegúrate de presentar todas las declaraciones informativas y pagos de retenciones (ISR, seguridad social) que correspondan en México.
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Documentación: Mantén un registro detallado de todas las retenciones y pagos realizados. Es tu prueba ante cualquier auditoría.
Riesgos y Sanciones Fiscales por Incumplimiento
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Doble Tributación: Pagar impuestos en ambos países por el mismo ingreso, encareciendo la operación.
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Multas y Recargos: Por falta de retención o retención incorrecta, las multas pueden ser proporcionales al monto omitido.
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Intereses Moratorios: Se calculan desde la fecha en que debió hacerse el pago.
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Sanciones Administrativas: Posible suspensión de beneficios fiscales o restricciones operativas.
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Responsabilidad Penal: En casos extremos de evasión, los responsables fiscales de la empresa pueden enfrentar penas de prisión.
¿Cómo proteger a tu empresa?
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Asesórate: Consulta con expertos fiscales tanto en México como en el país destino.
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Revisa tus contratos: Asegúrate de que definan claramente la situación.
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Implementa controles: Establece procedimientos internos para garantizar la correcta retención de impuestos.
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Mantente informado: Las leyes fiscales cambian; no te quedes atrás.
Si tu empresa en Querétaro tiene o planea tener trabajadores remotos internacionales, en MetaLegal.mx podemos ayudarte a estructurar esta relación de forma segura y eficiente, analizando las implicaciones laborales y fiscales. Contáctanos.
