Desde el momento en que una empresa inicia un proceso de selección, acumula una cantidad enorme de información sensible. CURP, RFC, número de seguro social, comprobantes de domicilio, exámenes médicos… Básicamente, se conforma un expediente completo de la vida de los colaboradores. La pregunta es: ¿se está manejando esa información correctamente? La protección de datos de los trabajadores no es un tema para tomarse a la ligera. En México, las leyes son muy estrictas y un mal manejo puede salir increíblemente caro.
¿Debe el patrón dar un tratamiento especial a los datos de los trabajadores?
En el instante en que un patrón recibe esa información, se convierte en el «responsable» ante la ley. Y no cualquier ley. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) es muy clara y obliga al patrón a cumplir con una serie de principios: licitud, consentimiento, información, finalidad, lealtad, proporcionalidad y más.
En palabras sencillas, esto significa que el patrón:
- No puede obtener datos con engaños (lealtad).
- No puede recopilar información «por si acaso» que no necesite para la relación laboral (proporcionalidad).
- No puede usarlos para algo distinto a lo que le informó al trabajador (finalidad).
Básicamente, el colaborador tiene una «expectativa razonable de privacidad»; confía en que su información será tratada de forma justa y segura. Y esa información es mucha:
- Documentación personal: CURP, RFC, NSS, acta de nacimiento, INE.
- Datos de contacto: Teléfonos de casa, celular y correos electrónicos.
- Historial académico: Títulos, diplomas, certificados.
- Datos de salud: Como los exámenes médicos de ingreso.
Como se puede apreciar, desde la entrevista y durante toda la relación laboral, el trabajador entrega información muy personal. Desde ese momento, la empresa es responsable de protegerla y tratarla solo como la ley lo permite.
¿Para utilizar los datos del trabajador se requiere su consentimiento?
Esta es la regla de oro: sí. Para casi todo tratamiento de datos personales, se necesita el consentimiento del trabajador. Este consentimiento puede ser de dos tipos:
- Tácito: Ocurre cuando el patrón le entrega al trabajador el Aviso de Privacidad y él, conociendo el contenido, no se opone.
- Expreso: Es el ideal. Es cuando el trabajador da su permiso activamente, ya sea por escrito (en el contrato, por ejemplo), verbalmente o por un clic en un medio electrónico.
Importante: La ley marca algunas excepciones, como cuando los datos son necesarios para cumplir obligaciones legales (por ejemplo, darlos de alta en el IMSS). Pero la regla general es: siempre se debe pedir permiso.
Importancia del Aviso de Privacidad
El Aviso de Privacidad no es un simple papel de «enterado». Es el documento legal donde el patrón le informa al trabajador, con peras y manzanas:
- Qué datos le va a pedir.
- Para qué los va a usar (nómina, IMSS, seguro de gastos médicos, etc.).
- Con quién los podría compartir (por ejemplo, con el banco para la nómina o con el IMSS).
- Cómo puede él ejercer sus derechos.
Un aviso de privacidad bien hecho es la principal herramienta de transparencia y el primer escudo legal de la empresa. Además, es la base para que el trabajador pueda ejercer sus «Derechos ARCO».
Derechos ARCO
La ley le da al trabajador control total sobre su información a través de los derechos ARCO. Esto significa que en cualquier momento, el colaborador puede solicitarle al patrón:
- Acceso: «Quiero ver qué datos tienes de mí.»
- Rectificación: «Este dato está mal, corrígelo.»
- Cancelación: «Quiero que borres esta información» (aplica bajo ciertas condiciones, especialmente al terminar la relación laboral).
- Oposición: «No quiero que uses mis datos para esta finalidad específica.»
La empresa debe tener un procedimiento claro y sencillo para que puedan hacer estas solicitudes.
¿Pueden sancionar a la empresa por un mal manejo de estos datos?
Sí, y aquí es donde el tema se pone muy serio. La autoridad (el INAI) no se anda con juegos. Un mal tratamiento, como usar los datos para fines distintos, transferirlos sin permiso o no tener las medidas de seguridad adecuadas, puede generar multas altísimas.
Estamos hablando de sanciones que pueden ir desde las 200 hasta las 320,000 UMAS (Unidad de Medida y Actualización). Haz la cuenta. Es una cantidad que puede desestabilizar seriamente a cualquier empresa.
El pilar de una gestión de RRHH moderna
La protección de datos de los trabajadores es un pilar de una gestión de RRHH moderna y legal. No se trata solo de cumplir, sino de generar confianza.
Si una empresa tiene dudas sobre su Aviso de Privacidad, sus contratos o cómo manejar los expedientes, no es momento de arriesgarse. En MetaLegal.mx, como abogados laborales en Querétaro, ayudamos a las organizaciones a poner su casa en orden y a blindar su negocio. Contáctanos.
