A veces, el simple hecho de escuchar «inspección de la Secretaría del Trabajo» puede generar un nudo en el estómago. Muchos empresarios lo ven como el inicio de un problema. Pero la realidad es que no tiene por qué ser así. La idea de hacer frente a una inspección de la Secretaría del Trabajo no es para entrar en pánico, sino para estar preparados.
Piénsalo de esta forma: es como un examen a libro abierto. Si has hecho la tarea y sabes cómo actuar, puedes superarlo sin problemas y hasta aprender de él. En nuestra experiencia, la clave no está en reaccionar, sino en tener un plan. Aquí te damos una guía práctica para que sepas qué hacer antes, durante y después de la visita.
Antes de la visita: la preparación es tu mejor defensa
- Ten tu documentación en orden. Este es el paso número uno. Asegúrate de tener a la mano y actualizados los documentos clave: contratos de trabajo, registros de pago, programas de capacitación, y sobre todo, tus protocolos de seguridad e higiene.
- Capacita a tu personal de recepción. La primera persona que atenderá al inspector (sea el vigilante o la recepcionista) debe saber qué hacer. Deben estar entrenados para solicitar la identificación y la orden de visita de forma amable y profesional.
- Verifica siempre la identidad del inspector. ¡No te dejes engañar! La STPS tiene una herramienta en línea llamada «Conoce a tu Inspector». Es fundamental que tu personal sepa cómo usarla para confirmar con el gafete y un código QR que la persona que está en tu puerta es un funcionario real y no un estafador.
Durante la inspección: mantén la calma y colabora con estrategia
- Solicita la orden de inspección y su identificación. Es tu derecho. Revisa que la orden tenga la firma correspondiente, que el domicilio de tu empresa sea correcto y que especifique claramente qué van a revisar.
- Designa a un responsable para atender la visita. No dejes que cualquiera se encargue. La persona designada debe conocer la empresa, tener acceso a la documentación y, de preferencia, contar con asesoría legal.
- Mantén una actitud colaborativa. Permite el acceso a las áreas que el inspector solicite y proporciona la información requerida. Una actitud respetuosa y profesional siempre ayuda.
- Acompaña al inspector en todo momento. Durante el recorrido por las instalaciones, el responsable de tu empresa debe estar presente para aclarar dudas y observar el proceso.
- Lee todo antes de firmar. Al finalizar, el inspector levantará un acta. Tómate el tiempo de leerla detenidamente. Si no estás de acuerdo con algo, tienes derecho a que tus observaciones se anoten en la misma acta. No firmes nada que no entiendas o con lo que no estés de acuerdo. Pide siempre una copia del acta con firmas originales.
Después de la inspección: los siguientes pasos son clave
- Presenta tus observaciones por escrito: Tienes 5 días hábiles después de la visita para presentar pruebas y observaciones adicionales que consideres pertinentes.
- No ignores los plazos. Si no cumples con las correcciones en el tiempo que te dieron, la autoridad puede iniciar un procedimiento administrativo que podría terminar en una multa.
El Proceso de Inspección: Funcionamiento
Para saber cómo actuar, primero hay que entender cómo opera la Secretaría del Trabajo. No todas las inspecciones son iguales.
La STPS programa las visitas de dos maneras:
- Inspecciones Ordinarias: Son las más comunes. Se programan de forma aleatoria según la industria y actividad de la empresa. Para estas visitas, la ley obliga al inspector a entregarte un citatorio en tu empresa con al menos 24 horas de anticipación.
- Inspecciones Extraordinarias: Estas pueden ocurrir en cualquier momento y sin necesidad de un citatorio previo. Generalmente se originan por una queja específica o para verificar una situación de riesgo inminente.
El día de la visita, el inspector se presentará y te entregará la orden de inspección. Durante su estancia, sus actividades principales serán:
- Realizar entrevistas: Hablará con los trabajadores, contigo o con tus representantes para entender la operación diaria.
- Solicitar documentos: Te pedirá la documentación relevante según el objetivo de la visita (contratos, recibos de nómina, planes de seguridad, etc.).
- Hacer un recorrido: Inspeccionará las instalaciones para verificar las condiciones de trabajo.
- Levantar un acta: Al final, documentará todo lo observado en un acta oficial, en la que deben participar y firmar tanto representantes de la empresa como de los trabajadores y dos testigos.
¿Qué pasa si el inspector detecta irregularidades?
Si durante la visita se encuentran violaciones a la normativa, no te multarán de inmediato. Lo que sucede es que la autoridad laboral te emitirá un emplazamiento con plazos claros para que corrijas las fallas.
- Si cumples a tiempo: Deberás presentar la evidencia de que corregiste todo, y el asunto se cerrará sin mayor problema.
- Si no cumples en el plazo otorgado: La autoridad iniciará un procedimiento administrativo sancionador, que es el paso previo a la imposición de una multa.
Tus Derechos y Obligaciones Durante la Visita
Como patrón, tienes derecho a:
- Que el inspector te entregue una orden de inspección con firma autógrafa.
- Que se identifique con una credencial vigente con fotografía.
- Comprobar la identidad del inspector y la veracidad de la visita en los canales oficiales de la STPS.
- Hacer uso de la palabra y pedir que se anote en el acta cualquier aclaración que consideres necesaria.
- Presentar por escrito observaciones y pruebas adicionales dentro de los 5 días hábiles siguientes a la inspección.
- Firmar el acta y recibir una copia con las firmas autógrafas de todos los que intervinieron.
Tus obligaciones como empresa son:
- Permitir el acceso del inspector al centro de trabajo y darle todas las facilidades para realizar su labor.
- Permitir que realice interrogatorios a los trabajadores y que haga el recorrido por las instalaciones.
- Proporcionar toda la información y documentación que te solicite, siempre que esté relacionada con el objetivo de la inspección.
No tienes que enfrentar este proceso solo
Hacer frente a una inspección de la Secretaría del Trabajo puede ser un proceso complejo y técnico. Tener la documentación en regla y saber cómo actuar te da una enorme ventaja y, sobre todo, tranquilidad.
En MetaLegal.mx, como abogados laborales en Querétaro, nos especializamos en brindar la asesoría y el acompañamiento que tu empresa necesita. Desde la preparación previa hasta la atención de cualquier requerimiento, estamos aquí para asegurarnos de que el proceso sea lo más fluido posible. Si necesitas apoyo, no dudes en contactarnos.
