Si estás leyendo esto, es probable que tengas una idea de negocio y estés listo para dar el emocionante paso de emprender. ¡Felicidades! Querétaro es un estado dinámico y lleno de oportunidades. Pero para que esa idea se convierta en un éxito sostenible, es crucial empezar con el pie derecho, y eso significa constituir tu empresa en Querétaro cumpliendo con todos los requisitos legales.
Esta guía te llevará paso a paso por los aspectos clave que debes considerar para operar con confianza y seguridad.
Paso 1: Investigación y Planificación
- Define tu Modelo de Negocio: ¿Qué vas a ofrecer? ¿Quién es tu cliente ideal? Realizar un estudio de mercado local en Querétaro te ayudará a entender la competencia y las necesidades de tus clientes potenciales.
- Elige la Estructura Jurídica Adecuada: ¿Cómo vas a operar? Esta es una de las decisiones más importantes. Las formas más comunes en México son:
- Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.): En nuestra experiencia, esta es ideal para PyMEs y negocios familiares. La razón principal es que la responsabilidad de los socios se limita al capital que aportaron, protegiendo así su patrimonio personal si la empresa contrae deudas.
- Sociedad Anónima (S.A.): Es la más común para negocios que buscan crecer, expandirse y atraer inversionistas a futuro. Permite la entrada y salida de socios (accionistas) de forma más sencilla, aunque requiere un capital mínimo y una administración más formal (Consejo de Administración o Administrador Único).
Paso 2: Trámites Legales
- Autorización del Nombre: Primero, debes solicitar ante la Secretaría de Economía la autorización para usar la denominación o razón social que elegiste.
- Acta Constitutiva: Con el nombre aprobado, un Notario o Corredor Público redactará el acta. Este documento es la «partida de nacimiento» de tu empresa. Debe incluir:
- Datos de los socios (identificaciones, CURP, domicilio).
- Los estatutos sociales: el objeto (a qué se dedicará), el domicilio social (en Querétaro), el capital social, la estructura de administración (quién tomará decisiones), etc.
- Inscripción en el RPC: El fedatario público se encargará de inscribir el acta en el Registro Público de Comercio (RPC) para que tu empresa tenga validez legal frente a terceros.
Paso 3: Trámites Fiscales y Laborales
- A nivel Federal:
- RFC: Inscribir la nueva empresa en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) ante el SAT.
- e.firma (Firma Electrónica): Tramitar la firma electrónica de la persona moral, indispensable para facturar y declarar.
- Buzón Tributario: Activarlo y mantenerlo revisado.
- Alta Patronal en el IMSS: Si vas a contratar empleados, debes registrar tu empresa como patrón ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.
- A nivel Estatal (Querétaro):
- Inscripción al Padrón Estatal de Contribuyentes.
- Pago del Impuesto Sobre Nóminas (ISN): Una obligación estatal si tienes empleados, se paga sobre las remuneraciones al trabajo.
Paso 4: Permisos y Licencias Municipales
Ahora necesitas los permisos para operar en tu localidad. Estos varían un poco según el municipio, pero los esenciales en Querétaro son:
- A nivel Estatal: Deberás inscribirte al Padrón Estatal de Contribuyentes, principalmente para el Impuesto Sobre Nóminas (ISN), una obligación si tienes empleados.
- A nivel Municipal (Licencias):
- Dictamen de Uso de Suelo: Verifica que tu actividad (giro) esté permitida en el domicilio que elegiste.
- Factibilidad de Giro: Autoriza esa actividad económica específica.
- Visto Bueno de Protección Civil: Indispensable para garantizar que tu local (oficina, tienda, bodega) cumple con las medidas de seguridad.
- Licencia de Funcionamiento: El permiso final del municipio para poder operar tu establecimiento.
Paso 5: Cumplimiento Continuo
Obligaciones Fiscales
Como persona moral, deberás presentar declaraciones mensuales y anuales (IVA, ISR), emitir facturas electrónicas (CFDI), llevar contabilidad electrónica y realizar las retenciones de impuestos a tus trabajadores, entre otras.
Obligaciones Laborales
Como patrón, la Ley Federal del Trabajo (LFT), en su Artículo 132, establece una lista detallada de obligaciones. Estas son la base del cumplimiento legal en PyMEs y son cruciales para una operación sana. Aquí te las desglosamos de forma clara:
Pagos, Herramientas y Condiciones de Trabajo
- Cumplir la ley: Acatar todas las disposiciones de las normas de trabajo aplicables.
- Pagar salarios e indemnizaciones: Realizar los pagos de conformidad con las normas vigentes.
- Proporcionar herramientas de trabajo: Entregar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios, de buena calidad y en buen estado. El patrón no puede exigir indemnización por el desgaste natural de estas herramientas.
- Guardar herramientas del trabajador: Proporcionar un local seguro para guardar las herramientas propiedad del trabajador, sin retenerlas por ningún motivo.
- Ofrecer asientos y sillas: Mantener un número suficiente de asientos a disposición de los trabajadores en oficinas, comercios y otros centros análogos, y también en la industria si la naturaleza del trabajo lo permite.
- Trato digno: Guardar a los trabajadores la debida consideración, absteniéndose de mal trato de palabra o de obra.
Seguridad, Salud y Prevención
- Instalaciones seguras: Instalar y operar las fábricas, talleres, oficinas y demás lugares de trabajo de acuerdo con las normas oficiales (NOMs) en materia de seguridad, salud y medio ambiente para prevenir accidentes y enfermedades.
- Primeros auxilios: Cumplir con las NOMs de seguridad y salud, y disponer siempre de los medicamentos y materiales de curación indispensables para primeros auxilios.
- Difundir información de riesgos: Fijar visiblemente y difundir las normas de seguridad, el texto íntegro de los contratos colectivos (si los hay) e informar a los trabajadores sobre los riesgos y peligros a los que están expuestos.
- Atención a emergencias: Cumplir con las disposiciones en caso de emergencia sanitaria y proporcionar a los trabajadores los elementos necesarios para prevenir enfermedades.
- Medicamentos profilácticos: Proporcionar los medicamentos que determine la autoridad sanitaria en lugares con enfermedades tropicales o endémicas.
- Protección a mujeres embarazadas: Otorgar la protección que establezcan los reglamentos.
Capacitación y Desarrollo
- Capacitación y adiestramiento: Proporcionar formación a los trabajadores en los términos que marca la ley.
- Alfabetización: Colaborar con las autoridades educativas y laborales para lograr la alfabetización de los trabajadores.
- Becas (Empresas de +100): Sostener estudios técnicos, industriales o prácticos para uno de sus trabajadores (o un hijo) en centros especiales. Si son más de 1,000 trabajadores, deberán sostener tres becarios. Los becarios deberán prestar servicios al patrón por lo menos un año al terminar sus estudios.
Permisos, Licencias y Participación
- Permisos cívicos: Conceder tiempo para el ejercicio del voto, revocación de mandato, servicios de jurado, electorales y censales, cuando deban cumplirse en horas de trabajo.
- Permisos sindicales o del Estado: Permitir a los trabajadores faltar para desempeñar comisiones (accidentales o permanentes) de su sindicato o del Estado, siempre que se avise oportunamente y no perjudique la marcha del establecimiento.
- Permiso de paternidad: Otorgar 5 días laborables con goce de sueldo a los hombres trabajadores por nacimiento o adopción.
- Permiso por desaparición: Otorgar permiso sin goce de sueldo a trabajadores declarados desaparecidos que cuenten con Declaración Especial de Ausencia.
- Permiso por licencias médicas de hijos: Otorgar las facilidades para las licencias por cuidados médicos de hijos diagnosticados con cáncer (según el Art. 140 Bis LSS).
- Cultura y deporte: Contribuir al fomento de actividades culturales y deportivas entre los trabajadores.
Obligaciones Administrativas y Deducciones
- Expedir constancias: Entregar una constancia escrita de días trabajados y salario (quincenalmente, si el trabajador lo solicita) y una constancia de servicios (dentro de 3 días, si el trabajador se separa o lo solicita).
- Permitir inspecciones: Permitir la inspección y vigilancia de las autoridades del trabajo para verificar el cumplimiento de las normas.
- Deducciones sindicales: Hacer las deducciones de cuotas sindicales ordinarias, si el sindicato lo solicita y se comprueba que son las legalmente previstas.
- Deducciones de cooperativas y cajas de ahorro: Realizar los descuentos solicitados para estos fines.
- Deducciones de pensiones alimenticias: Realizar las deducciones y pagos correspondientes a pensiones alimenticias y colaborar con la autoridad judicial.
- Deducciones FONACOT: Hacer las deducciones de créditos FONACOT y enterar los descuentos (en orden de prelación, primero FONACOT).
- Afiliación a FONACOT: Afiliar gratuitamente al centro de trabajo al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT).
Relación con Sindicatos y Contratos Colectivos
- Informar vacantes: Poner en conocimiento del sindicato titular del CCT (y de los trabajadores de la categoría inferior) los puestos de nueva creación, vacantes definitivas y temporales.
- Entregar copia del CCT: Entregar gratuitamente a los trabajadores un ejemplar impreso del contrato colectivo de trabajo (inicial o revisado) dentro de los 15 días siguientes a su depósito.
- Difundir convocatorias sindicales: Fijar y difundir las convocatorias y documentos que solicite el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral para los procedimientos de consulta sindical (legitimación, revisión, etc.).
Obligaciones Específicas
- Instalaciones para discapacidad: En centros de trabajo con más de 50 trabajadores, contar con instalaciones adecuadas para el acceso y desarrollo de personas con discapacidad.
- Protocolo contra violencia y acoso: Implementar, en acuerdo con los trabajadores, un protocolo para prevenir la discriminación de género y atender casos de violencia, acoso u hostigamiento sexual, así como erradicar el trabajo forzoso e infantil.
- Centros Rurales (+200 habitantes): Reservar un espacio de terreno (mínimo 5,000 m²) para mercados, servicios municipales y centros recreativos.
- Local para Sindicatos (Rural): Proporcionar un local (cobrando renta) para oficinas sindicales en centros rurales, si lo solicitan y hay uno desocupado.
- Escuelas (Art. 123): Establecer y sostener las escuelas según lo dispongan las leyes y la SEP.
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Como puedes ver, constituir tu empresa en Querétaro implica muchos pasos legales y requisitos en los tres niveles de gobierno (municipal, estatal y federal). Es un proceso complejo donde un error u omisión puede costar caro.
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